1. Khái niệm đối soát vận chuyển là gì?

Quá trình đối soát vận chuyển là việc so sánh các đơn hàng đã được giao thành công và số tiền thu hộ giữa chủ shop và đơn vị vận chuyển, sau khi trừ các chi phí của đơn hàng đã hoàn thành trước lịch.

Công thức tính tiền thanh toán như sau:

Tiền đối soát bao gồm tiền thu hộ và các khoản phí khác như: phí trả trước của shop (nếu có), phí trả hàng của shop (nếu có), phí giao hàng, phí bảo hiểm (nếu có), phí chuyển hoàn (nếu có), phí lưu kho (nếu có), phí thay đổi địa chỉ (nếu có), phí đồng kiểm (nếu có), và được điều chỉnh bởi các khuyến mãi (nếu có) và phí chuyển khoản.

Ngoài việc soát vận chuyển còn có hai thuật ngữ khác là:

Đối tra trong vận tải là quy trình không thể thiếu khi kinh doanh trực tuyến.

2. Tại sao cần quản lý đối soát với đơn vị vận chuyển?

Khi lựa chọn dịch vụ thu hộ COD, chủ shop sẽ để số tiền hàng hóa được đơn vị vận chuyển giữ lại và sau đó chuyển hoàn cho người bán sau khi đối soát. Việc quản lý đối soát trong quá trình vận chuyển rất quan trọng để kiểm tra tính chính xác của số tiền thu hộ, từ đó có thể xử lý kịp thời và ngăn ngừa các vấn đề phát sinh như thất lạc hàng hóa hay hàng hỏng.

3. Những thách thức của cửa hàng trực tuyến khi thống nhất

Quy trình đối soát trong lĩnh vực vận chuyển vẫn còn một số hạn chế, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người bán, bao gồm:

Độ trễ trong quá trình đối soát

Một số đơn vị vận chuyển có quy trình đối soát chưa hiệu quả, dẫn đến trì hoãn và kéo dài thời gian đối soát. Điều này gây chậm trễ cho chủ shop trong việc nhận lại tiền thu hộ và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt là với các shop nhỏ.

Lỗi trong quá trình đối soát

Việc kiểm soát hàng hóa và tiền thu hộ trở nên khó khăn hơn khi số lượng đơn hàng tăng lên. Đôi khi, đối tác vận chuyển có thể nhập sai số hoặc tính nhầm. Nếu chủ shop không kiểm tra kỹ, có thể gây thiệt hại về tiền bạc hoặc hàng hóa.

Nhìn chung, chủ shop thường gặp khó khăn trong quá trình đối soát do quy trình của đơn vị vận chuyển chưa tối ưu và chặt chẽ. Để giảm rủi ro, chủ shop nên lựa chọn đối tác vận chuyển đáng tin cậy và có quy trình đối soát hiện đại.

4. Đối soát COD GHN – phiên bản nâng cấp, nhiều tiện ích

Giao Hàng Nhanh (GHN) là một trong các công ty vận chuyển hàng hàng đầu tại Việt Nam, được nhiều chủ shop tin tưởng và hợp tác. Nhằm giúp người bán dễ dàng đối soát vận chuyển, GHN đã phát triển phiên bản mới với tính năng đối soát COD nâng cấp, giúp chủ shop kiểm soát chi phí dịch vụ phát sinh tốt hơn.

Theo đó, bản cập nhật tính năng thanh toán khi nhận hàng của GHN có nhiều lợi ích như:

Hướng dẫn xem file đối soát COD của GHN TẠI ĐÂY.

Đối chiếu giao vận nhanh chóng và hiệu quả cùng phiên bản nâng cấp tính năng đối chiếu COD của GHN.

5. GHN giải đáp những câu hỏi liên quan đến quy trình thanh toán COD

Dưới đây là một số câu hỏi thắc mắc về phiên bản nâng cấp tính năng đối chiếu COD của GHN.

5.1. Trạng thái nào bị trừ cước trên hệ thống?

Các trạng thái bị khấn trừ phí trên hệ thống bao gồm:

5.2. Cửa hàng có thể quản lý được các chi phí phát sinh trên từng đơn đặt hàng không?

Chủ cửa hàng có thể quản lý chi phí phát sinh trên từng đơn hàng bằng cách truy cập vào mục Chi tiết tạm thu – thanh toán. Tại đây, các thông tin về chi phí phát sinh, tài khoản thanh toán và cấn trừ COD (nếu có) sẽ được hiển thị một cách rõ ràng và chi tiết.

5.3. Trạng thái đơn hàng trên file Excel tải về có phải là trạng thái hoãn cước không?

Tình trạng hiện tại của đơn hàng trên file Excel không phải là tình trạng cấn cước.

Các thông tin trên đây giải đáp thắc mắc về khái niệm đối soát vận chuyển. Hiện nay, chủ shop đang gặp nhiều khó khăn trong quá trình đối soát, dẫn đến hiệu suất kinh doanh không cao. Vì vậy, việc lựa chọn đối tác vận chuyển lớn, uy tín và có quy trình đối soát hiện đại là giải pháp tốt nhất, giúp chủ shop đối soát đúng, nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro.