Phân quyền trong tổ chức là một yếu tố cần thiết, bất kể bạn đang quản lý một công ty lớn với hàng nghìn nhân viên hay một cửa hàng nhỏ chỉ với vài người. Điều này đặc biệt quan trọng vì phân quyền là một kỹ năng hàng đầu mà bạn cần nhớ.

Phân quyền là cách thức điều khiển hoạt động tổ chức và quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Nó giúp tăng cường sự linh hoạt và hiệu suất làm việc của tổ chức. Lợi ích của phân quyền bao gồm tạo động lực cho nhân viên, tăng cường trách nhiệm cá nhân và khả năng đáp ứng nhanh chóng với các tình huống khác nhau. Có nhiều mô hình phân quyền khác nhau như phân quyền theo chức danh, phân quyền theo chức vụ và phân quyền theo kỹ năng.

Trong một phần mềm quản lý nhân viên, chức năng phân quyền cho nhân viên có ý nghĩa quan trọng. Nhưng tại sao phân quyền cho nhân viên lại đáng quan tâm đến như vậy?

Phân quyền là việc chia sẻ quyền lực quyết định cho nhân viên cấp dưới, giúp họ tự quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.

Ví dụ, nếu bạn phân quyền cho nhân viên trong kho, họ sẽ có quyền quản lý việc kiểm tra và nhập – xuất hàng hóa. Nhân viên đó cũng được cho phép truy cập vào thông tin liên quan đến hàng tồn kho, thực hiện các hoạt động nhập và xuất hàng khi cần thiết, và sau đó báo cáo lại. Việc phân quyền như vậy giúp rõ ràng và có lợi cho hoạt động kinh doanh.

Phân chia quyền làm gì.

Khi thực hiện ủy quyền, nhân viên chỉ được trao quyền hạn quyết định trong các trường hợp cụ thể do bạn chỉ định. Cần phân biệt giữa phân quyền và ủy quyền.

Tại sao bạn cần phân chia quyền lực cho nhân viên? Tại sao người quản lý không giữ quyền hành để đảm bảo vị trí độc tôn và tối cao?

Vì bạn càng nắm nhiều quyền, bạn sẽ phải xử lý nhiều công việc hơn và chịu trách nhiệm lớn hơn. Điều này đồng nghĩa rằng bạn không thể hoàn thành tốt tất cả một mình. Phân quyền giúp giảm áp lực và cho phép bạn tập trung vào các công việc quan trọng và quyết định.

Phân quyền giúp khai thác năng lực và sáng tạo của nhân viên, nâng cao hiệu quả công việc và hạn chế can thiệp vào các công đoạn khác.

Nhân viên kho không được phép bán hàng và nhân viên bán hàng không được phép kiểm kê sổ sách. Ở một số nơi, phân quyền được sử dụng để thử thách nhân viên trong thời gian đánh giá.

2. Các mô hình phân quyền phổ biến thông dụng

Hiện tại, có ba mô hình phân quyền phổ biến được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức có quy mô khác nhau, từ lớn đến nhỏ.

2.1 Phân quyền trung tâm

Nếu chia cấu trúc tổ chức thành 3 tầng theo thứ tự giảm dần về quyền lực bao gồm Lãnh đạo – Quản lý – Nhân viên, thì Lãnh đạo chủ yếu ủy quyền quyền hạn cho Quản lý, trong khi nhân viên ở tầng cuối không có bất kỳ quyền hạn nào.

Cấp quản lý nhân viên được ban quản lý đặt niềm tin vào, được trao đầy đủ quyền hành và các chế độ phúc lợi để tạo lòng trung thành, từ đó, họ sẽ đóng góp hết sức cống hiến.

Quản lý nhân viên được ban lãnh đạo giao quyền.

Nhân viên hiện tại ít có cơ hội giao tiếp với lãnh đạo và không được thông báo đầy đủ thông tin. Họ cũng không được hưởng nhiều phúc lợi và trở thành công cụ của quản lý để thực hiện công việc được giao từ lãnh đạo.

Điều này giải thích tại sao ở nhiều công ty và cửa hàng, nhân viên quản lý cấp trung gian thường được đề xuất nhiều phúc lợi hơn, trong khi nhân viên bán hàng và phục vụ chỉ được trả lương cơ bản. Ngoài ra, mô hình phân quyền tập trung cũng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

2.2 Phân quyền riêng lẻ

Trong mô hình này, thay vì tập trung giao quyền quyết định cho cấp Quản lý, kiểu phần quyền trên Lãnh đạo cho phép người Lãnh đạo trực tiếp phân quyền cho Nhân viên cấp cuối.

Trong số nhân viên, họ sẽ lựa chọn một người có năng lực phù hợp và liên hệ trực tiếp để giao quyền. Điều này giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả tốt hơn, nhưng đồng thời làm cho tổ chức trở nên lỏng lẻo và khiến cấp quản lý nhân viên cảm thấy bị “vượt mặt”.

Phân quyền cá nhân.

2.3 Phân quyền toàn diện

Mô hình này cho phép mọi thành viên trong tổ chức được phân quyền theo thứ tự từ trên xuống dưới, đảm bảo không ai bị vượt mặt hay chỉ dừng lại ở cấp trên.

Lãnh đạo có thể đưa nhân viên cấp dưới lên làm việc sau khi được sự phê duyệt của Quản lý trực tiếp. Mặc dù có thể mất thời gian và có quá nhiều quy định, nhưng mô hình phân quyền này sẽ làm cho tổ chức trở nên rõ ràng hơn, cho phép mọi người có cơ hội thăng tiến.

3. Cách phân quyền hiệu quả khi quản lý nhân viên

Để quản lý nhân viên tốt và đạt hiệu quả cao trong công việc, bạn nên áp dụng mô hình phân quyền toàn diện. Bằng cách phân quyền từ cấp quản lý cao đến cấp quản lý thấp, bạn có thể tận dụng nguồn nhân lực một cách hợp lý. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn phân quyền nhân viên một cách hiệu quả hơn:

Khi phân quyền cho nhân viên cấp dưới, bạn có thể đưa ra thời hạn kèm theo. Ví dụ, bạn có thể đặt thời hạn là 6 tháng, 1 quý hay 1 năm. Nếu nhân viên hoàn thành công việc tốt, họ có thể được nhận thêm quyền hành. Ngược lại, nếu không làm tốt, quyền hành sẽ được trao lại cho người khác. Điều này sẽ giúp nhân viên có động lực để hoàn thành nhiệm vụ mà bạn giao cho họ.

Đưa ra thời gian giới hạn phân quyền cụ thể.

Quản lý nhân viên cần nêu rõ quyền hạn và nội dung công việc để tránh hiểu lầm hoặc việc cố tình lạm quyền. Nhân viên cần được thông báo rõ về quyền hạn được giao và những công việc cần hoàn thành. Điều này cũng giúp nhân viên biết rõ nhiệm vụ của mình.

Định kỳ kiểm định nhiệm vụ đã được ủy quyền: Theo một khoảng thời gian nhất định, bạn cần xem xét lại hiệu suất công việc mà nhân viên đã thực hiện để đảm bảo rằng họ đã tận dụng tối đa quyền hạn được giao.

Phân quyền không có nghĩa là tránh trách nhiệm: Cần nhận biết từ đầu rằng việc phân quyền nhằm tận dụng nguồn lực và quản lý tổ chức, không phải để tránh trách nhiệm. Dù kết quả công việc của nhân viên thế nào, bạn vẫn phải chịu trách nhiệm.

4. Bên cạnh việc phân quyền, 4 kỹ năng khác để quản lý nhân viên hiệu quả nhất là gì?

Để đảm bảo quản lý nhân viên hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, ngoài việc tạo cơ hội cho nhân viên nhìn thấy lợi ích của việc phân quyền và xây dựng các mô hình phân quyền, người quản lý cần cải thiện và phát triển thêm một số kỹ năng khác.

4.1 Quản lý nhân viên theo tiêu chuẩn phong cách lãnh đạo hàng đầu

Quản lý nhân viên đóng vai trò là một bản mẫu cho tất cả các nhân viên trong cửa hàng, từ cách ứng xử, cử chỉ, lời nói cho đến phong cách làm việc. Khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên, người quản lý cần đảm bảo sự công bằng và giúp nhân viên nhận thức được lợi ích của việc được phân quyền. Mỗi nhân viên bán hàng cần nhận thức rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình trong quá trình làm việc.

Quản lý nhân viên tuân thủ tiêu chuẩn phong cách của người dẫn đầu.

Ví dụ: Trường hợp mô hình quản lý tại các cửa hàng tạp hóa lớn, việc phân chia công việc cho nhân viên được thực hiện một cách cụ thể và rõ ràng. Người quản lý luôn thể hiện những phẩm chất lãnh đạo tốt bằng cách đảm bảo công bằng trong việc quyền lợi và quan tâm đến cuộc sống của các nhân viên.

Các mô hình phân quyền ở tạp hóa, siêu thị mini và cửa hàng tiện lợi ngày càng phù hợp và được cập nhật liên tục để phù hợp với hoạt động thực tế.

4.2 Kỹ năng truyền đạt thông tin của quản lý nhân viên xuất sắc

Quản lý nhân viên cần có kỹ năng giao tiếp tốt để truyền đạt thông điệp và hướng dẫn bán hàng hiệu quả, bởi mỗi nhân viên có tính cách và tư duy khác nhau.

Việc khen-chê và nhắc nhở nhân viên cũng được coi là một nghệ thuật để nhân viên không chỉ chấp nhận phản hồi của bạn mà còn cảm thấy thoải mái và làm việc một cách vui vẻ.

Kỹ năng truyền đạt của quản lý nhân viên xuất sắc.

4.3 Quản lý nhân viên cần có Kỹ năng điều hành

Trách nhiệm của quản lý nhân viên là hiểu và phân công công việc, cùng lãnh đạo nhân viên một cách hiệu quả. Trong môi trường kinh doanh hiện đại, quản lý nhân viên cần nắm bắt được ý nghĩa của việc phân quyền và áp dụng linh hoạt và phù hợp cho từng thành viên trong đội ngũ của mình.

Một người quản lý giỏi lãnh đạo sẽ hiểu cách phân công công việc sao cho phù hợp với từng nhân viên. Ví dụ, nhân viên bán hàng có thể được phép sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có tính năng tổng hợp doanh thu và báo cáo lãi lỗ theo ngày, tuần, tháng.

4.4 Kỹ năng huấn luyện nhân viên

Trong thời đại công nghệ 4.0, xã hội liên tục tiến bộ và cập nhật. Để đảm bảo nhân viên của bạn phát triển, hãy lên kế hoạch tổ chức vài buổi đào tạo, giúp họ nắm vững việc sử dụng công cụ bán hàng mới và cải thiện kỹ năng phân loại, trưng bày hàng hóa để tạo nên sự hấp dẫn.

Khi nhân viên của bạn được cung cấp cơ hội phát triển kỹ năng bán hàng, hiệu suất làm việc sẽ thay đổi đáng kể, và cửa hàng sẽ có cơ hội tăng doanh thu để vượt xa các đối thủ.

Bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm phân quyền, lợi ích của việc áp dụng phân quyền và các mô hình phân quyền. Hy vọng rằng bạn sẽ linh hoạt áp dụng phương pháp này trong quản lý nhân viên để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Chúc bạn thành công!