Trong hoạt động doanh nghiệp, tạm ứng và thanh toán tạm ứng được thực hiện. Tạm ứng là việc người lao động nhận một phần lương trước để đáp ứng nhu cầu và quyền lợi của họ. Trong khi đó, doanh nghiệp xem xét việc thanh toán tạm ứng để đảm bảo nhu cầu của người lao động. Các thủ tục và quy trình được thực hiện có trách nhiệm và liên quan đến công việc của mỗi bên. Điều này giúp đảm bảo tuân thủ quy định, dễ dàng trong việc quản lý, theo dõi và tuân thủ quy chế hoạt động của đơn vị. Ngoài các nhu cầu này, các chủ thể cũng cần giải quyết các quy trình và thủ tục bằng các mẫu văn bản chuẩn do cơ quan nhà nước ban hành.

Căn cứ pháp lý: Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn về quy định kế toán doanh nghiệp.

Quá trình tạm ứng đơn giản là khi doanh nghiệp phải trả trước một khoản tiền hoặc nguyên vật liệu cụ thể. Mục đích của việc này là để doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động và thanh toán số tiền tạm ứng thông qua giấy thanh toán và ghi sổ kế toán.

Trong trường hợp này, người nhận tạm ứng sẽ là người lao động của doanh nghiệp. Việc tạm ứng được thực hiện thông qua việc lập văn bản hoặc giấy đề nghị tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng sẽ được sử dụng làm căn cứ để doanh nghiệp xét duyệt tạm ứng, thực hiện các thủ tục kế toán và xuất quỹ cho người lao động thực hiện công việc của doanh nghiệp (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương).

Cần chú ý đối với các chủ thể thực hiện nhận tạm ứng thường xuyên trong thực tế (như các chủ thể làm việc tại bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính), thì chúng cần được chủ thể có thẩm quyền chỉ định bằng văn bản.

Các chủ thể thực hiện quá trình tạm ứng thanh toán một cách chuyên nghiệp thông qua việc thực hiện quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng, theo các bước đã được xác định.

Khái niệm thanh toán tạm ứng là gì?

Tạm ứng – thanh toán là quá trình được thực hiện khi người lao động doanh nghiệp cần tạm ứng tiền. Hoặc thực hiện tạm ứng để thực hiện các công việc sản xuất, kinh doanh cụ thể. Nội dung của nó là trả trước một khoản tiền hoặc nguyên vật liệu để thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán thông qua giấy thanh toán.

Trong đó, người lao động của doanh nghiệp được tạm ứng tiền. Điều này đảm bảo rằng người lao động có thể làm việc một cách an tâm trong trường hợp cần gấp tiền. Việc tạm ứng được thực hiện thông qua giấy đề nghị tạm ứng, một loại văn bản được nhà nước ban hành để đáp ứng nhu cầu của người lao động.

Ý nghĩa:.

Đây là cơ sở để xem xét và duyệt tạm ứng, đảm bảo hiệu quả chi tiền trong các hoạt động cụ thể. Đồng thời, nó cũng là quy trình kế toán và xuất quỹ để quản lý và bảo đảm quyền lợi của các bên liên quan. Điều này giúp người lao động thực hiện công việc của doanh nghiệp (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của họ (tạm ứng lương). Tất cả nhằm đảm bảo thực hiện nhu cầu và tiếp cận tiền tạm ứng.

Các chủ thể thực hiện nhận tạm ứng thường xuyên (thường làm việc tại bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) cần được chủ thể có thẩm quyền chỉ định bằng văn bản. Tiền tạm ứng chỉ được sử dụng đúng mục đích và theo thời gian cụ thể cho từng mục hoặc công việc. Điều này nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định và thực hiện đúng thẩm quyền, tránh việc lợi dụng thẩm quyền để nhận các lợi ích không chính đáng.

Tầm quan trọng của tạm ứng thanh toán:

Quy trình tạm ứng và thanh toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo chất lượng công việc.

Tạo ra một môi trường chuyên nghiệp, sử dụng nguồn tài chính một cách hiệu quả và có ý nghĩa.

Rút ngắn thời gian đào tạo nhân sự, đặc biệt là nhân sự kế toán, đồng thời tăng cường khả năng giải quyết nhanh các nhu cầu và xác nhận hiệu quả trong dòng tiền của doanh nghiệp.

Nâng cao tương tác, đoàn kết, phối hợp giữa các bộ phận. Đảm bảo hiệu quả trong việc giải quyết tạm ứng mà vẫn rõ ràng phân chia trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong quá trình thanh toán. Trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình, các tài liệu, hồ sơ cần được thực hiện theo quy trình đúng. Đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Sử dụng tiền tạm ứng cho mục đích đúng đắn và được kiểm soát.

Những người đứng đầu được tập trung sáng tạo, định hướng chiến lược phát triển doanh nghiệp.

Giúp lãnh đạo thực hiện công việc một cách chính xác và dễ dàng quản lý các hoạt động liên quan. Nhờ vào kết quả làm việc của kế toán, nhân viên có thể tự xem xét và thực hiện công việc một cách chính xác nhất. Khi doanh nghiệp ổn định, người điều hành có thể dành nhiều thời gian cho việc lập kế hoạch chiến lược phát triển. Điều này thúc đẩy hiệu suất làm việc của tổ chức và tăng tính chuyên nghiệp trong quản lý và giám sát.

Quy trình thanh toán được thực hiện bởi sự hợp tác của nhiều phòng ban, cá nhân.

Mỗi chủ thể có nhiệm vụ, quyền hạn và công việc riêng biệt. Ngoài việc đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể, chúng còn phải đảm bảo tính phối hợp trong việc giám sát và quản lý. Kết quả làm việc của bộ phận này có thể phản ánh chất lượng công việc của các bộ phận khác. Đồng thời, tạo ra các cơ chế kiểm soát để đánh giá công việc và hiệu quả sử dụng tài chính trong hoạt động kinh doanh.

Là nền tảng để tham khảo, giải thích các dữ liệu.

Theo số liệu kế toán và báo cáo thuế, việc kê khai chi phí của doanh nghiệp đem lại thông tin và dữ liệu đầy đủ và chính xác để thực hiện kiểm toán. Điều này đảm bảo sự hiệu quả trong việc sử dụng và mục đích của dòng tiền trong doanh nghiệp, đặc biệt là khi nhân viên kế toán là những người được thuê để làm việc trong doanh nghiệp.

Cung cấp sự hỗ trợ cho công ty trong việc quản lý nội bộ một cách hiệu quả về phân công và phối hợp. Đồng thời, tăng cường tính logic và hợp lý trong việc quản lý thu chi, tránh sai sót trong các hoá đơn và chứng từ. Đặc biệt, đảm bảo hiệu quả trong việc kiểm soát chi phí theo quy định và kế hoạch của công ty. Đồng thời, đảm bảo chất lượng sử dụng nguồn lực tài chính và mang lại hiệu quả trong thực tế.

Quy trình tạm ứng:

Nhu cầu và yêu cầu của người lao động là điều kiện cần để thực hiện thủ tục này. Đồng thời, doanh nghiệp cần có lý do thuyết phục để giải quyết tạm ứng. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Để thực hiện công việc của công ty trong quá trình sản xuất và kinh doanh, người lao động cần lập giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu của doanh nghiệp. Trong đó, thông tin cá nhân và lý do muốn tạm ứng cần được cung cấp. Các nhu cầu có thể là cá nhân hoặc liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03 – TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC: Mẫu giấy Đề nghị tạm ứng.

Bước 2: Trình duyệt chữ ký.

Sau khi hoàn thành Giấy đề nghị tạm ứng, người lao động sẽ nộp cho trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý. Đây là những người đại diện trung gian để nhận giấy và tiến hành thủ tục, đáp ứng nhu cầu của người lao động. Giấy sau đó sẽ được chuyển qua bộ phận duyệt và ký, sau đó giám đốc sẽ xem xét và ký duyệt cho tạm ứng. Để giấy có giá trị công nhận, cần phải có sự xác nhận từ các chủ thể có thẩm quyền. Đây là cơ sở để bộ phận kế toán tiến hành tạm ứng tiền cho người lao động.

Bước 3: Thủ tục phê duyệt chi tiêu.

(I) Kiểm tra và lập phiếu chi.

Mẫu phiếu chi đặt cọc – Mẫu số 02-TT theo quy định 200/2014/TT-BTC.

Cần kiểm tra lại tính chính xác của thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng trước khi nhân viên Kế toán thanh toán và lập phiếu chi tạm ứng theo mẫu của công ty. Công việc này thuộc bộ phận chi tiền.

Kế toán trưởng tiến hành kiểm tra và chấp thuận chi tạm ứng. Điều này được thực hiện khi kế toán quản lý chuyên môn đã đưa ra quyết định chấp thuận chi.

(Ii) Chi phí được duyệt sau khi kế toán trưởng ký duyệt và trình duyệt chi. Xác nhận theo quyền hạn của từng cá nhân liên quan. Đây là cách thể hiện sự phân công và phối hợp trong quyền hạn để đảm bảo hiệu quả của việc xác nhận tạm ứng.

(Iii) Trả tiền đặt cọc cho công nhân.

Sau khi nhận được phiếu chi có đầy đủ chữ ký của người đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc, thủ quỹ thực hiện chi số tiền bằng với số tiền đề nghị trên giấy tạm ứng cho nhân viên, đảm bảo tuân thủ quy định thủ tục.

Bước 4: Ghi sổ kế toán và lưu trữ tài liệu chứng từ.

Kế toán có trách nhiệm thực hiện thanh toán và ghi chép sổ sách vào tài khoản kế toán để đảm bảo hiệu quả quản lý và rà soát công tác sau đó.

Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng đã được lưu văn thư theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật, đảm bảo đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia nói trên.

Sơ đồ quy trình thanh toán trước chuẩn:

Bước 1: Nhân viên kế toán thu thập các chứng từ phát sinh trong quá trình yêu cầu thanh toán. Đây là một công việc giai đoạn, nhằm tính toán tổng số tiền đã chi tiêu. Đồng thời, cần kiểm tra và xem xét tính hợp lý và hợp pháp của các hóa đơn và chứng từ này. Điều này giúp kiểm tra, thống kê và tìm kiếm các vấn đề trong một khoảng thời gian nhất định làm việc.

Bước 2: Kiểm tra lại và phê duyệt.

Kế toán trưởng xem xét lại và đồng ý giấy đề nghị thanh toán trước khi trình giám đốc ký. Quy trình này được thực hiện bởi những người có thẩm quyền và được phối hợp.

Bước 3: Thanh toán trước một phần.

Dựa trên hóa đơn và chứng từ đã được ký duyệt, kế toán thực hiện việc hoàn ứng cho nhân viên. Để đảm bảo hiệu quả và kiểm soát công việc, cần có đầy đủ giấy tờ. Trước mỗi đợt làm việc, số tiền tạm ứng của doanh nghiệp được xác định cụ thể. Người ta sử dụng nguồn tiền hợp lý vào các mục đích khác nhau để đảm bảo phân chia hiệu quả.

Nếu số tiền đặt cọc sau khi sử dụng vẫn còn thì có thể xảy ra các trường hợp sau:

Trả lại số tiền thừa trong trường hợp vẫn có tạm ứng cho đối tượng này để doanh nghiệp có thể sử dụng cho các mục đích khác. Đồng thời, hoàn thành quyết toán trong các hoạt động của doanh nghiệp trong các đợt khác nhau.

Chuyển số dư vào đợt tạm ứng sau.

Nếu số tiền thực chi đã vượt quá số tiền tạm ứng thì có thể xảy ra các tình huống sau đây:

Nhằm đáp ứng nhu cầu và giải quyết mục đích chi tiền trong doanh nghiệp, người lao động có thể yêu cầu được tạm ứng vào đợt kế tiếp nếu vẫn phát sinh tạm ứng đối với đối tượng này.

Chuyển số dư vào đợt tạm ứng sau.

Bên trên là tất cả tư vấn về bảo hiểm thất nghiệp từ công ty Luật Trần và Liên Danh. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào về tư vấn trên, vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để nhận được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.