Các bước lập kế hoạch chiến lược – Lưu ý cần phải biết khi lập kế hoạch

Tài Chính

23/09/2023 by ACRANUP Network

258

I. Quy trình xây dựng kế hoạch chiến lược là gì? 1. Định nghĩa Quá trình hoạch định chiến lược giúp doanh nghiệp thiết lập mục tiêu và xây dựng kế hoạch khả thi để đạt được những mục tiêu đó. Kế hoạch này có thể bao gồm mục tiêu của toàn bộ tổ chức

Mục Lục

I. Quy trình xây dựng kế hoạch chiến lược là gì?

1. Định nghĩa

Quá trình hoạch định chiến lược giúp doanh nghiệp thiết lập mục tiêu và xây dựng kế hoạch khả thi để đạt được những mục tiêu đó. Kế hoạch này có thể bao gồm mục tiêu của toàn bộ tổ chức hoặc của một phòng ban cụ thể trong tổ chức, được nhà quản lý lập ra và thực hiện cùng với nhân viên dưới quyền.

Khi xây dựng một kế hoạch chiến lược, lãnh đạo và quản lý cần tuân theo các bước lập kế hoạch để định rõ hướng đi và mục tiêu cụ thể,…

2. Những yếu tố quan trọng trong quá trình lập kế hoạch chiến lược

Khi thực hiện việc xây dựng một kế hoạch chiến lược, người quản lý cần quan tâm đến 4 khía cạnh sau đây để có thể tạo ra các bước lập kế hoạch quản trị chính xác và hiệu quả:

Nhà quản trị phải chú ý đến 4 chỉ số khi lập kế hoạch. — 4 chỉ tiêu mà nhà quản trị phải chú ý khi tiến hành lập kế hoạch

Nhiệm vụ cần phải hoàn thành.

Kế hoạch chiến lược bắt đầu từ một nhiệm vụ nhằm thức tỉnh ý thức về mục tiêu và hướng đi của công ty. Trong quá trình triển khai kế hoạch, việc xác định và xây dựng nó phải tuân thủ nguyên tắc và tương thích với sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức.

Ví dụ: Một công ty trong lĩnh vực giáo dục có thể nỗ lực để trở thành người dẫn đầu trong việc cung cấp các công cụ và dịch vụ giáo dục trực tuyến – một trong những hình thức giáo dục mới đang được ưa chuộng.

Mục đích mà chúng ta đang nhắm đến.

Thường thì, khi xác định mục tiêu của một tổ chức, nhà quản trị thường áp dụng mô hình SMART. Việc đo lường các mục tiêu là rất quan trọng vì nó cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá mức độ hoạt động của doanh nghiệp so với các mục tiêu và sứ mệnh tổng thể.

Tin mới: 🏆 Đạo đức kinh doanh là gì? Vai trò của đạo đức trong kinh doanh

Ví dụ: Mục tiêu của doanh nghiệp giáo dục hư cấu có thể là phát hành phiên bản đầu tiên của nền tảng lớp học ảo trong vòng hai năm hoặc tăng doanh số bán của một công cụ hiện có lên 30% trong năm tới.

Sự phù hợp với những mục tiêu ngắn hạn.

Việc lập kế hoạch sẽ phải liên quan trực tiếp tới mục tiêu ngắn hạn mà doanh nghiệp cần phải đạt được.

Ví dụ: Trong lĩnh vực kinh doanh giáo dục giả tưởng, những người lãnh đạo có thể lựa chọn đầu tư chiến lược vào các công nghệ giao tiếp và cộng tác, như phần mềm và dịch vụ lớp học ảo, nhưng không quan tâm đến việc xây dựng cơ sở vật chất trong lớp học.

Đánh giá và cải tiến.

Tổ chức sẽ có thể đánh giá tiến độ và chất lượng công việc một cách thường xuyên, và điều chỉnh kế hoạch làm việc để phù hợp với nhu cầu thị trường nếu có.

Ví dụ: Sự hạn chế về quy định và luật pháp có thể gây ảnh hưởng đến khả năng hoạt động của doanh nghiệp tại một số khu vực địa lý cụ thể. Vì vậy, doanh nghiệp có thể cần điều chỉnh kế hoạch chiến lược để tái định hướng mục tiêu hoặc thay đổi các chỉ số để đánh giá tiến độ.

Một nghiên cứu mới chỉ ra rằng, 86% nhà quản trị chỉ dành ít hơn 1 giờ mỗi tháng để lập kế hoạch chiến lược, điều này khiến 96% nhân viên không hiểu rõ kế hoạch của doanh nghiệp. Vì vậy, trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ chia sẻ các bước lập kế hoạch mà các nhà quản trị có thể áp dụng để truyền thông hiệu quả và tiết kiệm thời gian lập kế hoạch cho bản thân.

II. Các giai đoạn trong quá trình xây dựng kế hoạch chiến lược của một doanh nghiệp

Trong tổ chức, lập kế hoạch chiến lược diễn ra ở cấp quản trị và điều hành doanh nghiệp. Thông thường, để lập kế hoạch chiến lược, ta có thể thực hiện 5 bước chính.

Tổng quan về 5 bước xây dựng kế hoạch chiến lược đơn giản và tiện lợi nhất. — Tổng quan 5 bước lập kế hoạch chiến lược đơn giản và dễ sử dụng nhất

1. Xác định tài nguyên hiện có trong doanh nghiệp

Đây là giai đoạn tiền đề quan trọng trong quá trình xây dựng kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Đánh giá các nguồn lực nội và ngoại của tổ chức sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết và chính xác hơn khi xây dựng kế hoạch. Thông thường, để xác định và đánh giá nguồn lực của doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng mô hình SWOT. Dưới đây là các yếu tố của mô hình SWOT mà bạn có thể tham khảo:

Tin mới: 🏆 Quản lý tài chính cá nhân: Nguyên tắc & cách thực hiện hiệu quả

Đầu vào: Các yếu tố thuộc SWOT:Đầu ra: Các yếu tố trong phân tích SWOT:

SO( tối đa – tối đa): Nhằm sử dụng hết các ưu điểm để tạo ra cơ hội.

WO (tối thiểu – tối đa): Vượt qua nhược điểm để tận dụng những ưu điểm.

ST (tối đa – tối thiểu): Thực hiện sử dụng ưu thế để loại bỏ rủi ro.

WT (mini-mini): Tập trung vào giả thuyết về mọi vấn đề tiêu cực và tìm cách giải quyết để giảm thiểu rủi ro.

Khi xây dựng chiến lược kinh doanh, quản lý sẽ phân công nhiệm vụ và định rõ vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân. Việc xác định các nguồn lực sẵn có bên trong và bên ngoài sẽ giúp tổ chức hiểu rõ vị trí hiện tại của doanh nghiệp khi xây dựng kế hoạch.

2. Đặt mục tiêu mà tổ chức cần đạt được

Sau khi xác định chính xác vị trí hiện tại của tổ chức, mục tiêu sẽ trở thành công cụ hỗ trợ đáp ứng kỳ vọng của nhà quản trị và ban lãnh đạo doanh nghiệp. Mục tiêu có thể được thiết lập cho từng bộ phận riêng lẻ hoặc cho toàn bộ doanh nghiệp, tùy thuộc vào mục đích của họ.

Thực tế đã chứng minh rằng, mục tiêu tổ chức có thể là một khái niệm mơ hồ, chỉ đơn giản là một hướng dẫn cho các hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi đề ra mục tiêu cho một bộ phận cụ thể, bạn cần phải làm rõ và chi tiết hơn để các thành viên trong nhóm hiểu rõ nhiệm vụ của mình để hoàn thành mục tiêu đó.

Việc chọn lựa các mục tiêu để có thể ưu tiên được thực hiện bằng việc đặt những câu hỏi như:

Sáng kiến nào trong những ý tưởng này sẽ có ảnh hưởng lớn nhất đến việc thực hiện sứ mệnh/tầm nhìn của công ty và nâng cao địa vị của doanh nghiệp trên thị trường?

Những hình thức ảnh hưởng nào là quan trọng nhất (ví dụ: thay đổi khách hàng so với doanh thu)?

Phản ứng của đối thủ đối với kế hoạch mà doanh nghiệp sẽ tiến hành là gì?

Các mục tiêu nào cần được thực hiện ngay lập tức?

Doanh nghiệp sẽ cần thực hiện những gì để đạt được mục tiêu đã đề ra?

Làm sao chúng ta có thể đánh giá sự tiến bộ cá nhân và xác định xem chúng ta đã đạt được mục tiêu hay chưa?

Tin mới: 🏆 Vốn ODA là gì? Những quy định về vốn ODA ở Việt Nam

Ví dụ: Doanh nghiệp có thể hướng đến mục tiêu tăng lợi nhuận, trong đó từng bộ phận cần đặt ra các mục tiêu cụ thể liên quan đến việc thúc đẩy lợi nhuận, ví dụ như: Tăng doanh thu thêm 100.000.000 triệu VND trong quý 2/2022 so với quý 1.

3. Lập kế hoạch xây dựng

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét việc xây dựng kế hoạch và tầm quan trọng của nó sau khi đã xác định được những yếu tố căn bản mà một kế hoạch cần có.

Khi xây dựng kế hoạch, nhà quản trị phải tập trung vào việc phát triển cả nguồn lực nội và ngoại của tổ chức để vẽ ra bức tranh về tương lai hoạt động của doanh nghiệp.

Các hoạt động trong công ty và các yếu tố tạo nên cơ sở bên trong của nó. Một số ví dụ về cơ sở bên trong có thể là:

Các nguồn tài nguyên mà bạn hy vọng sẽ có sẵn.

Các chính sách của tổ chức mà bạn cần hoặc sẽ phải thực hiện.

Cách các cấp quản lý sẽ tương tác với kế hoạch.

Các yếu tố bên ngoài là những yếu tố bên ngoài công ty có thể ảnh hưởng đến kế hoạch và khả năng đạt được các mục tiêu đã đề ra. Một số ví dụ về các yếu tố bên ngoài bao gồm:

Môi trường chính trị và xã hội.

Tiến tiến công nghệ.

Đối đầu với sự cạnh tranh từ các công ty khác.

Ngoài ra, trong quá trình lập kế hoạch, người quản lý cũng có thể tạo ra một Bản đồ chiến lược cho doanh nghiệp nhằm hiển thị một cách trực quan toàn bộ kế hoạch của mình.

Bản đồ chiến thuật - công cụ hỗ trợ doanh nghiệp để biểu đạt toàn bộ kế hoạch của bạn. — Bản đồ chiến lược – công cụ giúp doanh nghiệp để trực quan hóa toàn bộ kế hoạch của bạn.

Bốn lĩnh vực được trình bày trên bản đồ chiến lược đã được phát triển bởi hai chuyên gia Robert S. Kaplan và David P. Norton. Các lĩnh vực này gồm:

Tin mới: 🏆 Bom hạt nhân là gì ? Vũ khí hủy diệt nhân loại

Tài chính.

Khách hàng.

Các quy trình nội bộ.

Nhân loại / Học hỏi và tiến bộ.

Có hai quan điểm đầu tiên có thể được mô tả là “những gì chúng ta nhận được”, trong khi hai quan điểm dưới cùng là “những gì chúng ta đang làm”. Thông thường, bản đồ có thể được đọc từ trên xuống hoặc từ dưới lên, nhưng khi đọc từ dưới lên, câu chuyện về chiến lược sẽ trôi chảy hơn, bởi vì những gì chúng ta làm ảnh hưởng trực tiếp đến những gì chúng ta nhận được.

4. Tiến hành và quản lý kế hoạch

Có nhiều cách khác nhau để doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Vì vậy, nghiên cứu các giải pháp khác nhau để hoàn thành mục tiêu đã đề ra là rất quan trọng vì nó giúp các nhà quản lý linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch đã đề ra.

Để đạt được sự lựa chọn hiệu quả trong việc thực hiện kế hoạch, quản trị viên cần xem xét kỹ lưỡng những ưu điểm và nhược điểm của từng giải pháp, đặc biệt là khi chúng liên quan đến mục tiêu của doanh nghiệp.

Bằng việc tạo bản đồ các quy trình, ta có thể chuyển đổi chiến lược rộng hơn thành một kế hoạch cụ thể. Trong quá trình thực hiện kế hoạch, tiêu chí KPI sẽ được áp dụng liên tục như một cách truyền đạt trách nhiệm từ cấp trên xuống cấp dưới.

5. Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch

Công ty sẽ xem xét và điều chỉnh kế hoạch chiến lược và mục tiêu ưu tiên trong một thời gian cụ thể để phù hợp với các yếu tố thị trường, quy định và chính sách ngành mà doanh nghiệp hoạt động.

Hãy đánh giá tỉ lệ KPI đạt được từng quý để đánh giá hiệu quả công việc của doanh nghiệp và đề xuất những giải pháp mới, sửa đổi các vấn đề để phù hợp với thị trường.

Việc đánh giá hiệu quả chiến lược thông thường sẽ bao gồm việc đo lường hiệu suất hoạt động và xem xét các vấn đề bên trong và bên ngoài một cách nhất quán. Để đánh giá thành công của chiến lược, cần xác định các thông số cần đo lường.

III. Ví dụ về các bước lập kế hoạch chiến lược của Upward Airlines

Xác định tài nguyên hiện có.

Tin mới: 🏆 Chứng quyền là gì? Những điều bạn cần biết về chứng quyền

Trong quá trình xác định nguồn lực cho bản phác thảo kế hoạch chiến lược, Upward Airlines đã phát hiện một số thông tin quan trọng để đáp ứng cho chiến lược của họ trong giai đoạn 2019-2024.

Có một số hãng hàng không giá rẻ mới đã xuất hiện và tăng cường sự cạnh tranh cho các chuyến bay đến các thành phố lớn.

Các hãng hàng không có quy mô lớn hơn và có lịch sử hoạt động lâu hơn đã tăng cường các tiện ích như cung cấp Wi-Fi miễn phí và nâng cấp chỗ ngồi.

Giá cả cho các chuyến bay đã có sự biến đổi đáng kể trong ngành hàng không trong suốt năm năm trước đây.

Upward Airlines đã mệt mỏi với sự hiện diện địa lý hiện tại của mình kể từ kế hoạch cuối cùng.

Phân tích SWOT.

Phân tích SWOT của Upward Air tiết lộ:

Điểm mạnh (Strengths) — Thông điệp marketing nhất quán về việc miễn phí hành lý ký gửi và trải nghiệm chuyến bay tiêu chuẩn hóa.

Điểm yếu (Weakness) — Hầu hết các tàu bay đã lỗi thời, kém cạnh tranh về công nghệ.

Cơ hội (Opportunities) — Có thể tận dụng cơ hội để nâng cấp đội bay với những chỗ ngồi tiện nghi mới, từ đó gia tăng sức chứa hành khách trên mỗi chuyến bay.

Các mối đe dọa (Threats) – Các đối thủ cạnh tranh cũng sử dụng các chương trình marketing với thông điệp “chi phí thấp”, nhưng họ đã bí mật thêm vào những chi phí không rõ ràng vào phút cuối, gây ấn tượng không tốt đối với người tiêu dùng.

Lập kế hoạch.

Tiếp tục với ví dụ về kế hoạch chiến lược của chúng tôi, Upward Airlines đã quyết định thay đổi nhận thức của khách hàng để phát triển và cải thiện cách khách hàng nhìn nhận về thương hiệu của họ. Doanh nghiệp đã thực hiện việc thay đổi nhận thức của người tiêu dùng về thương hiệu từ “hãng hàng không kiểu cách” sang “tự do trên bầu trời”. Đồng thời, một sự thay đổi tiếp thị cũng được thực hiện, với việc định vị Upward Airlines là “không phát sinh thêm chi phí ân” thay vì chỉ là “chi phí thấp”, và tập trung vào việc tiêu chuẩn hóa kỳ vọng cho khách hàng.

Bản đồ chiến thuật.

Ví dụ tạo ra một bản đồ chiến lược mà hãng hàng không Upward xây dựng. — Ví dụ lập bản đồ chiến lược mà Upward Airlines xây dựng

Tổ chức đã sử dụng bản đồ chiến lược để tổng hợp thông tin vào một bản ghi duy nhất, nhằm giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi và giám sát.

Tin mới: 🏆 Vốn hóa thị trường là gì?

Bản đồ lập kế hoạch chiến lược ở cấp quản trị của Upward Airlines cho thấy một số bài học quan trọng.

Đề ra những mục tiêu tài chính mới với mô hình độc đáo, bao gồm việc thực hiện các chuyến bay quốc tế và mua sắm trực tuyến.

Cung cấp giá cả thuận tiện cho khách hàng mà không có phát sinh phí tổn.

Nâng cao hiệu suất vận hành bằng cách bổ sung máy bay và tối ưu hóa quy trình kiểm tra cho hành khách.

Đầu tư vào đào tạo kỹ năng và nâng cao phục vụ khách hàng cho nhân viên.

Upward Airlines bắt đầu với bước khởi đầu này – tiếp theo, họ sẽ tạo ra các biện pháp và dự án của mình, và có thể triển khai công nghệ để quản lý chiến lược.

IV. Phần mềm lập kế hoạch công việc tự động – Hỗ trợ quản lý công việc thuận tiện

Phân hệ lập kế hoạch công việc là một phần của hệ thống quản trị tổng thể 1Office, được sử dụng rộng rãi bởi hơn 450.000 người dùng đến từ hơn 5.000 doanh nghiệp Việt Nam. Với nhiều tính năng thông minh, phần mềm này giúp bạn quản lý và sắp xếp nhiều công việc cùng lúc một cách hiệu quả và dễ dàng. Dưới đây là một số tính năng chính của phần mềm quản lý công việc:

1Office tự động lên lịch công việc phần mềm. — Phần mềm lập kế hoạch công việc tự động 1Office

Lên kế hoạch chi tiết công việc: Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào lịch biểu cá nhân, giúp người dùng có thể tự quyết định thực hiện nhiệm vụ đã được giao.

Theo dõi trạng thái, quản lý tiến độ công việc dưới màn hình Gantt, hệ thống quản lý công việc dạng Kanban.

Việc kéo thả trạng thái công việc như đang thực hiện, hoàn thành…Được thực hiện dễ dàng, giúp bạn theo dõi chi tiết từng hạng mục công việc khác nhau.

Cảnh báo tự động, nhắc nhở công việc giúp cho mọi người có thể tự nguyện thực hiện nhiệm vụ của mình.

Chúng tôi hy vọng rằng thông qua bài viết này, người đọc sẽ có cái nhìn tổng quan về quy trình lập kế hoạch chiến lược và những bước đơn giản và nhanh chóng để tạo ra một bản kế hoạch chiến lược hoàn chỉnh.