Các cơ quan Nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp thường sử dụng mẫu đơn giải trình khi gặp phải vấn đề cần sự can thiệp từ cấp trên hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Dưới đây là một số mẫu đơn giải trình phổ biến.

Khi nào cần viết Đơn giải thích?

Khi xảy ra một sự kiện gây hậu quả và cần sự can thiệp từ cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền để giải quyết, người tham gia hoặc người chứng kiến cần viết đơn giải trình để trình bày chi tiết về sự kiện đã xảy ra. Ngoài ra, đơn giải trình cũng được sử dụng để giải thích vấn đề nào đó khi có yêu cầu.

Đơn giải trình, dù được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, vẫn bao gồm các thành phần sau:

Bắt đầu bằng việc ghi lại ngày, tháng, năm và việc lập đơn.- Đơn giải trình được viết để giải thích vấn đề nào?- Đơn được gửi tới cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nào?

Thông tin về đối tượng làm Đơn giải trình bao gồm tên doanh nghiệp, thông tin về người đại diện theo pháp luật như tên, chức vụ và số điện thoại.

Đối với phần nội dung Đơn giải trình, cần ghi rõ vấn đề cụ thể mà đơn giải trình muốn trình bày, theo yêu cầu hoặc công văn có số bao nhiêu. Ngoài ra, cần bao gồm cả nội dung giải trình và các tài liệu đi kèm (nếu có).

Trách nhiệm về phần kết Đơn giải trình: Tôi cam kết rằng nội dung trình bày ở trên là chính xác và tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp Luật.

Một số mẫu Đơn giải thích phổ biến hiện nay.

Mẫu Giấy giải thích (mẫu thông thường).

ĐẤT NƯỚC VIỆT NAM THEO CHẾ ĐỘ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA.

Tự do – Độc lập – Hạnh phúc.

GIẢI TRÌNH ĐƠN.

(Về việc:………………………………).

Kính gửi: …………………[Tên đơn vị tiếp nhận đơn giải trình]……..

Tên công ty: …………………………………………………………….

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………….

Số điện thoại: …………………………………. Số Fax: ……………………..

Mã số thuế: ………………………………………………………..

Người đại diện theo quy định pháp luật: Ông/Bà………………….. Vị trí chức vụ: ……………………….

Lĩnh vực kinh doanh: ……………………………………………………….

Nội dung giải trình: [Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về vấn đề được yêu cầu trong công văn số XYZ của cơ quan nhà nước. Chúng tôi sẽ trình bày các nội dung cần giải trình cùng với các tài liệu chứng minh liên quan (nếu có) để minh chứng cho yêu cầu giải trình.].

Chúng tôi xin trình bày toàn bộ thông tin liên quan đến sự việc ở trên. Chúng tôi cam kết rằng tất cả những gì được trình bày đều là chính xác và chúng tôi sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật nếu có bất kỳ thông tin gian dối nào.

Nơi gửi: ĐẠI DIỆN CÔNG TY.

Như đã nêu ở trên, GIÁM ĐỐC.

Ghi chú VT;… (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu).

Mẫu Giấy giải trình với tổ chức Bảo hiểm xã hội.

GIẢI TRÌNH ĐƠN.

(V.V: ………………………………….).

Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN/HUYỆN ………………………….

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY [được cung cấp sau].

Người đại diện theo quy định pháp luật: ……………………. Chức danh: ……………….

Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………….Output: – Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………….

Điện thoại: …………………………………………….. Số fax: ……………….

Mã số thuế: …………………………………………………………

Vào ngày …../…../….., Công ty của chúng tôi đã nhận được công văn số ………………… Từ Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện ……………..; Trong công văn này, chúng tôi được yêu cầu giải trình về việc……………….

Công ty chúng tôi xin được giải thích về vấn đề này như sau: [Giải thích rõ ràng, cụ thể những nguyên nhân, hậu quả và biện pháp xử lý]. Output: Công ty chúng tôi xin được trình bày về vấn đề này như sau: [Trình bày rõ ràng, chi tiết những nguyên nhân, hậu quả và biện pháp xử lý].

Nhân gây ra vụ việc trong công văn giải trình như: vì sao số người đóng bảo hiểm không bằng số người.

Công việc thực tế tại doanh nghiệp; tại sao doanh nghiệp trì hoãn việc đóng Bảo hiểm Xã hội; tại sao doanh nghiệp tham gia.

Gia Bảo hiểm xã hội trễ chậm…

Cầu, đề xuất cụ thể để giải quyết vấn đề; hoặc đưa ra những yêu cầu, đề nghị cụ thể để khắc phục vấn đề] \n Output: Do đó: [Ghi rõ cách thức giải quyết, khắc phục đối với vụ việc thực hiện giải trình; đưa ra những yêu cầu, đề nghị cụ thể để khắc phục vấn đề]

Cầu rõ ràng với tổ chức BHXH như: hy vọng tổ chức BHXH hỗ trợ giải quyết sự việc đã xảy ra.

Trình…].

Dưới đây là toàn bộ thông tin về sự việc mà cơ quan bảo hiểm xã hội của quận/huyện …………. Yêu cầu công ty chúng tôi giải trình. Nếu cơ quan bảo hiểm xã hội cần bổ sung thêm hồ sơ, vui lòng thông báo.

Thì Công ty sẽ cung cấp đầy đủ.

Xin chân thành cảm ơn.

Người nhận: ĐẠI DIỆN CÔNG TY.

Như đã được trình bày bên trên, quản lý.

Ghi chú VT;… (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu).

Mẫu Đơn giải thích với cơ quan Thuế.

CÔNG VĂN GIẢI THÍCH.

(V.V: Gửi muộn đơn khai thuế).

Kính gửi: Cơ quan thuế ở quận/huyện ……………………….

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY [được cung cấp sau].…………..

Mã số thuế/Mã số doanh nghiệp: …………………………………………………….

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………….…………

Số điện thoại: ………………………………… Số fax: …………………………….

Người đại diện theo luật: Ông/Bà …………….. Sinh vào ngày: ……………….

Vị trí công việc: ………………………………………. Số điện thoại giao tiếp: ………………….

Báo cáo giải thích về việc trì hoãn nộp tờ khai thuế Công ty ………………………..

Ngày …. Tháng …. Năm ….., Chúng tôi nhận được công văn yêu cầu giải trình về việc nộp chậm tờ khai.

Thuế Quý …/20…. Chúng tôi xin giải thích về nguyên nhân doanh nghiệp nộp chậm báo cáo thuế như sau:.

Công ty …………….. Đảm bảo những điều chúng tôi đã trình bày và những tài liệu cung cấp là chính xác.

Chính xác. Nếu không chính xác, Công ty ………… Sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn theo quy định pháp Luật.

Luật.

Kính đề nghị Chi cục thuế Quận/Huyện ……………. Tiếp nhận đơn giải thích và xem xét.

Xin chân thành cảm ơn!

Nơi nhận: ĐẠI DIỆN CÔNG TY.

Như đã nêu ở trên, người đứng đầu là GIÁM ĐỐC.

Ghi chú VT;… (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu).

Hướng dẫn đầy đủ về cách lập Đơn giải trình.

Việc đảm bảo tính minh bạch và khách quan của sự việc giải trình còn yêu cầu chú trọng đến hình thức của văn bản. Mặc dù không có quy định cụ thể về mẫu Đơn giải trình, nhưng Đơn giải trình vẫn được thực hiện và trình bày theo tiêu chuẩn văn bản hành chính.

Do đó, Đơn giải trình cũng có cấu trúc chung bao gồm:

Quốc hiệu – Tiêu ngữ.

Thời gian và địa chỉ nộp đơn.

Tên báo cáo đơn giản;

Nội dung Báo cáo tường trình;.

Người gửi đơn ký và đánh dấu rõ tên của mình ở phần cuối đơn.

Khi viết Đơn giải trình, cần chú ý đến những điểm sau đây:

Văn bản cần tuân thủ đúng quy định của văn bản hành chính.

Đơn giải trình phải được trình bày ngắn gọn, khoa học và vẫn thể hiện đầy đủ, chi tiết nội dung chính. Sự việc cần được đưa ra một cách khách quan nhất.

Từ ngữ và câu chữ sử dụng trong mẫu đơn phải rõ ràng và đúng chính tả. Nếu có hậu quả gây ra từ sự việc, bạn cần cung cấp thông tin cụ thể về hậu quả đó, bao gồm mức độ nghiêm trọng của nó.

Mọi nội dung phải được giữ nguyên, không được thêm bớt. Không được nói quá sự việc và không được rút bớt thông tin không liên quan.

Mặc dù không phải là một văn bản hành chính, đơn giải trình cần tuân thủ văn phong và tiêu chuẩn theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP để thể hiện sự chuyên nghiệp, đặc biệt là khi gửi đến các cơ quan nhà nước.

Thông thường, một đơn giải thích sẽ thường bao gồm 3 phần như sau:

Phần bắt đầu: Đầu tiên, trong phần mở đầu của đơn giải trình, cần ghi rõ ngày, tháng, năm khi viết đơn. Ngoài ra, cần nêu rõ vấn đề mà đơn giải trình muốn trình bày. Cuối cùng, cần gửi đơn đến cơ quan hoặc tổ chức nào.

Yêu cầu đảm bảo điền đầy đủ, chính xác thông tin của đối tượng làm giải trình và chủ thể tiếp nhận đơn giải trình. Đối với cá nhân, cần ghi rõ họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ. Đối với cơ quan, tổ chức, cần ghi rõ họ và tên, địa chỉ, số fax, địa chỉ của tổ chức, và người đại diện theo pháp luật.

Phần quan trọng nhất của đơn giải trình là phần mục này cần ghi rõ lí do lập đơn giải trình, theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, công văn, nội dung giải trình và tài liệu kèm theo.

kết luận của giải trình: phần này có thể trình bày ngắn gọn và đơn giản, cam kết về các nội dung bên trên là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp Luật.

Đơn giải trình là đơn của một cá nhân hoặc tổ chức, được viết khi cơ quan nhà nước yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, hoặc khi có sự vi phạm trong một vấn đề nào đó.

Giải thích có thể được thực hiện qua hình thức văn bản hoặc giải thích trực tiếp như sau:

Đối với trường hợp giải trình bằng văn bản, cá nhân hoặc tổ chức cần viết đơn giải trình và gửi lại cho chủ thể yêu cầu trong một thời gian hợp lý. Thông thường, trong trường hợp này, cá nhân sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính và cần viết đơn giải trình để giải thích vụ việc vi phạm.

Khi thực hiện trình bày trực tiếp, cá nhân hoặc tổ chức được yêu cầu phải chuẩn bị đầy đủ nội dung và tình tiết để trình bày trước tổ chức hoặc cá nhân yêu cầu.

Khi cơ quan quản lý yêu cầu cá nhân hoặc tổ chức giải trình bằng văn bản, điều này đòi hỏi họ phải làm rõ nhiệm vụ và quyền hạn mà họ đã được giao. Điều này cũng giải thích vì sao bạn cần sử dụng biểu mẫu giải trình khi thực hiện nhiệm vụ.

Giải thích có thể được thực hiện qua hình thức văn bản hoặc giải thích trực tiếp như sau:

Đối với trường hợp giải trình bằng văn bản, cá nhân hoặc tổ chức cần viết đơn giải trình và gửi lại cho chủ thể yêu cầu trong một thời gian hợp lý. Thông thường, trong trường hợp này, cá nhân sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính và cần viết đơn giải trình để giải thích vụ việc vi phạm.

Trước khi trình bày lời giải thích, mọi tổ chức hoặc cá nhân cần thu thập đầy đủ thông tin và chi tiết để đáp ứng yêu cầu của tổ chức hoặc cá nhân đó.

Dưới đây là một số ví dụ về các mẫu đơn giải trình phổ biến. Nếu bạn gặp khó khăn hoặc có bất kỳ vấn đề liên quan nào, vui lòng liên hệ với Luật Trần và Liên Danh để được hỗ trợ.