1. Định nghĩa công tác phí là gì?

Quy định chế độ công tác phí và chế độ chi hội nghị được thực hiện theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC.

Công tác phí là các chi phí được trả cho nhân viên khi đi công tác trong nước, bao gồm: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ ở địa điểm công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).

Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian thực hiện công việc theo quy định trong văn bản được phê duyệt bởi người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác. Thời gian này bao gồm cả các ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác và thời gian di chuyển.

2. Quy định về chi phí trong Doanh nghiệp

Theo điều 4, khoản 2.9 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, đã quy định về việc chi phụ cấp cho những người lao động đi công tác như sau:

“2.9. Phụ cấp vận chuyển đi nghỉ không tuân thủ đúng quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho nhân viên đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho nhân viên đi công tác nếu có hóa đơn, chứng từ đầy đủ sẽ được tính vào chi phí trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp công ty có quy định khoản tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho nhân viên đi công tác và tuân thủ đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của công ty, thì sẽ được tính vào chi phí trừ đi khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Doanh nghiệp cử nhân viên đi công tác, nếu chi phí từ 20 triệu đồng trở lên và chi phí mua vé máy bay được thanh toán bằng thẻ ngân hàng cá nhân, thì được tính vào chi phí trừ thuế nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Có hóa đơn, chứng từ phù hợp từ người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản gửi nhân viên đi công tác.

Người lao động có thể thanh toán khoản công tác phí và mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng cá nhân của mình, theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp. Sau đó, doanh nghiệp sẽ thanh toán lại cho người lao động.

Trong trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho nhân viên đi công tác, các chứng từ như vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có thể được tính vào chi phí. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của nhân viên, thì vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có thể được sử dụng để tính vào chi phí.

Tổng kết:

Chi phí DN được tính vào mức hợp lý và có thể được khấu trừ nếu có hóa đơn hoặc chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính.

Nếu doanh nghiệp chi trả cho nhân viên đi công tác và tuân thủ đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp, thì chi phí này sẽ được tính vào chi phí trừ đi khoản chi trả.

Để đảm bảo chi phí đi công tác hợp lý, cần:

1. Giấy phép lưu hành của người đi công tác đã được đóng dấu xác nhận bởi cơ quan hoặc đơn vị nơi người đó đang công tác (hoặc bởi khách sạn hoặc nhà khách nơi người đó lưu trú).

2. Các văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được sự phê duyệt của thủ trưởng cơ quan, đơn vị; bao gồm công văn, giấy mời và văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.

3. Khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông, cần cung cấp hóa đơn hoặc chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, vé máy bay cần được thanh toán kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp mất thẻ lên máy bay, cần có xác nhận từ cơ quan hoặc đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế).

4. Bảng kê chi tiết quãng đường công tác của trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng cho chi phí đi lại).

5. Khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế, bạn cần đảm bảo rằng hóa đơn và chứng từ thuê phòng nghỉ đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

(Tất cả các hóa đơn chi phí này nếu vượt quá 20 triệu đồng phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản).

Ngoài ra, khi đi công tác trong những ngày được cử đi, nếu yêu cầu công việc phải làm thêm giờ, chúng ta sẽ nhận được tiền lương làm đêm và làm thêm giờ theo quy định hiện hành, bên cạnh chế độ phụ cấp lưu trú.

6. Điều khoản cụ thể về điều kiện và mức hưởng trong Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Nếu Doanh nghiệp CHI TRẢ CHI PHÍ cho Nhân viên đi công tác:

1. Dựa theo Thông báo số 3997/TCT-DNL ngày 16/9/2014 của Tổng cục thuế:.

Doanh nghiệp mua vé máy bay trực tiếp qua website thương mại điện tử để người lao động đi công tác, nhằm hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, sẽ tuân theo quy định tại điểm 8 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC trên.

Trong trường hợp doanh nghiệp cử nhân viên đi công tác phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhân viên sẽ tự mua vé máy bay và thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng cá nhân. Sau đó, nhân viên sẽ được thanh toán lại bởi doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ và chứng từ để chứng minh chi phí này được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Vé chuyến bay.

Thẻ lên chuyến bay (trường hợp thu hồi được thẻ).

– Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của doanh nghiệp,.

Công ty cho phép nhân viên thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân của mình khi được đi công tác và sau đó được hoàn trả bởi công ty.

Giấy tờ thanh toán tiền vé của công ty cho cá nhân mua vé.

Kèm theo giấy tờ thanh toán không sử dụng tiền mặt của cá nhân tham gia chuyến đi vận chuyển.

Doanh nghiệp được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hồ sơ, chứng từ nêu trên.

2. Công văn số 8485/CT-TT&HT ngày 14/8/2015 của Cục thuế tỉnh Bình Dương:.

Dựa trên các quy định, trong trường hợp chi tiền điện thoại cho Người lao động, nếu điều kiện và mức hưởng được ghi cụ thể trong một trong các hồ sơ sau: HĐLĐ, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, và được tính vào chi phí trừ trước khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, thì khoản chi này sẽ không được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

3. Phụ cấp công tác phí có chịu thuế thu nhập cá nhân không?

Theo quy định của Thông tư 111/2013/TT-BTC, trong tiết đ.4 điểm 2, có các khoản thu nhập không được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN như sau:

“Đ.4) Chi phí văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,… Vượt quá mức quy định hiện hành của Nhà nước. Chi phí này không được tính vào thu nhập chịu thuế đối với những trường hợp sau đây:

Đối với cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, Hội, Hiệp hội: mức khoán chi áp dụng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Đối với nhân viên làm việc trong các công ty và văn phòng đại diện, mức lương được tính dựa trên thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn.

Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế, mức lương sẽ được tính theo quy định của tổ chức quốc tế và văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.

TỔNG KẾT (Tham khảo các công văn dưới đây):

Theo công văn 1166 /TCT-TNCN ngày 21/3/2016 của Tổng cục thuế:.

Đối với tiền công tác phí, các khoản thanh toán như vé máy bay, lưu trú, taxi và ăn uống của những người đi công tác sẽ được tính vào chi phí trừ khi xác định thuế TNDN theo quy định của Luật thuế TNDN và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Trong trường hợp này, các khoản thanh toán tiền công tác phí sẽ được coi là thu nhập được trừ khi xác định thuế TNCN.

Đối với việc chi tiền điện thoại cá nhân, nếu có điều kiện và mức hưởng được ghi rõ trong một trong các tài liệu sau đây: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, thì khoản chi tiền điện thoại cá nhân sẽ được tính vào chi phí trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Trong trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho người lao động vượt quá mức chi quy định, phần chi vượt mức này sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Theo Công văn số 70613/CT-TTHT ngày 31/10/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội, các chi phí được trừ khi cử lao động đi công tác nước ngoài sẽ được quy định như sau:

“- Khi Công ty gửi nhân viên đi công tác hoặc làm việc tại VPĐD ở nước ngoài, các khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp, trợ cấp (trừ phụ cấp, trợ cấp không chịu thuế theo tiêu chí của Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC) của nhân viên này cũng sẽ phải chịu thuế thu nhập cá nhân tại Việt Nam.

Chi phí đi công tác ở nước ngoài để phục vụ hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có thể được khấu trừ khi tính thuế TNDN.

Nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các chi phí liên quan đến VPĐD ở nước ngoài cũng được phép hạch toán.

Cần chú ý rằng, các hóa đơn, chứng từ phát sinh ở nước ngoài phải tuân thủ quy định của quốc gia đó và phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Thông tư 156/2013/TT-BTC”.

Dựa trên các hướng dẫn đã được đề cập,

Về việc thanh toán tiền công tác phí: Trong trường hợp các cá nhân đi công tác, các khoản thanh toán tiền công tác phí sẽ được tính vào chi phí trừ khi thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Trong trường hợp này, các khoản thanh toán tiền công tác phí sẽ được xem là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

Đối với việc chi tiền điện thoại cá nhân, nếu điều kiện và mức hưởng được ghi cụ thể trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, thì khoản chi tiền điện thoại cá nhân được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, thì khoản chi tiền điện thoại cá nhân không được trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân.

Nếu đơn vị chi tiền công tác phí và tiền điện thoại cho người lao động vượt quá mức khoản chi quy định, phần chi vượt quá đó sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Công việc liên quan đến nước ngoài, mua vé máy bay hãng hàng không quốc tế:

Theo Công văn 8199/CT-TTHT ngày 24/08/2017 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh có quy định như sau:

Nếu Công ty đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT- BTC, chi phí đi công tác ở nước ngoài như tiền khách sạn, ăn uống của nhân viên sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Công văn số 8965/CT-TTHT ngày 15/9/2017 của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh:.

Nhân viên đi công tác phải có hóa đơn thuê taxi để đối chiếu chi phí theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.

4. Lưu ý đối với Giám đốc Công ty TNHH MTV (Vì cá nhân đó là chủ sở hữu)

Theo Công văn số 5421/CT-TTHT ngày 16/2/2017 của Cục thuế TP Hà Nội, có quy định về việc thanh toán tiền vé máy bay và tiền lưu trú tại Việt Nam cho Giám đốc điều hành đồng thời là chủ của Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ). Cụ thể, quy định như sau:

“- Theo Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính, quy định về việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.”

Dựa trên các quy định trên, trong trường hợp Giám đốc điều hành đồng thời là chủ Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ), Công ty sẽ thanh toán tiền vé máy bay và tiền lưu trú khách sạn tại Việt Nam nếu điều này được quy định trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, và Quy chế tài chính của Công ty. Đây được coi là khoản tiền có tính chất tiền lương, tiền công.

Đối với thuế thu nhập cá nhân, lợi ích mà chủ Công ty nhận được từ đó sẽ không được tính vào thu nhập chịu thuế.

Với thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT): Công ty không được khấu trừ thuế GTGT và không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN của Công ty khoản chi cho chủ Công ty đã được đề cập.

Áp dụng mức dưới đây cho các trường hợp phát sinh trước ngày 6/8/2015 và không vượt quá 2 lần (Theo quy định tại Thông tư 78).

Theo điểm 2.8 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, mức công tác phí được trừ khi tính thuế TNDN cụ thể như sau:

2.8. Vi phạm quy định về chi phí phụ cấp cho tàu xe đi nghỉ phép; Vượt quá 02 lần mức quy định của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước đối với phần chi phí phụ cấp cho người lao động đi công tác trong nước và nước ngoài.

Chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho nhân viên đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định sẽ được tính vào chi phí được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoản tiền đi lại và tiền ở cho nhân viên thì sẽ được tính vào chi phí được khấu trừ theo quy định của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước.

Nguồn: Es-glocal, Qatax và tập hợp từ mạng internet.

TRIPI ONE cung cấp giải pháp quản lý công tác phí hiệu quả hàng đầu Việt Nam. Để tìm hiểu thêm về ứng dụng Tripi One, bạn có thể truy cập TẠI ĐÂY hoặc đăng ký sử dụng miễn phí ngay hôm nay!

Đăng ký Sử dụng Free